契約の更新について

　

災害共済給付制度（スポ振/学校の保険/スポーツ保険/安全会）は期間の定めを設けないものとされています（独立行政法人日本スポーツ振興センター免責の特約を付した災害共済給付契約約款規程第3条第1項）。
設置者と独立行政法人日本スポーツ振興センターとの間の契約自体は年度を越えても有効ですが、児童生徒はそれぞれ卒業や新入学がありますから入れ替えがありますよね。
学校の設置者との契約はそのままに加入者だけ入れ替わるわけですね。
なのでこの更新を「名簿更新」と呼びます。

契約をするに当たっては保護者に対して説明や保護者の同意が必要であることは別ページにてご案内をしましたね。
同意の取得の方法については必ずしも「同意書」の形をとる必要はなく、また、独立行政法人日本スポーツ振興センター作成の参考例によると毎年同意を取るのではなく、在学中は有効という形でも良いようですね。
比較的学校や学校の設置者にある程度は裁量が認めれているように思えます。

契約の更新は毎年5月1日現在の人数で行うこととされています。
定員の数ではなく5月1日現在に在籍していた児童生徒の数や加入者について更新の手続きをする必要があります。
5月2日以降に転入学・中途加入があった場合は、名簿更新書に含めることができませんから追加加入者の報告をする必要があります。
（様式ダウンロード：災害共済給付契約に係る児童生徒等の転入学等について）
名簿更新については5月中に行う必要があります。5月中に完了すれば、当該年度の契約の効果が4月1日に遡って有効となりますが、5月中に完了しない場合には、完了した日から有効となりますので、4月1日～名簿更新の手続きが完了した日までの間の災害は給付を受けることができません。
学校や保育所の設置者は時間に余裕を持って名簿更新の手続きをするようにしましょう。